Relações Públicas - 7 passos para escolher um fornecedor PR

Relações Públicas (RP) é uma das melhores maneiras de obter alguma exposição rápida e potencialmente extensa. Mas o PR é muito mais do que elaborar comunicados de imprensa e pagar para publicá-las para o fio do negócio. A menos que você é uma grande empresa que pode dar ao luxo de manter os recursos dedicados PR em casa, você pode fazê-lo sozinho ou trazer um fornecedor PR para gerenciá-lo para você.

A forma mais barata para se começar a fazê-lo, supondo que você tenha experiência suficiente para elaborar um comunicado de imprensa bem estruturada, em primeiro lugar. [Se você não sabe como, normalmente você pode fingir por fazer uma pequena pesquisa sobre a forma de uma peça juntos, mas não é tão fácil quanto pode parecer.] Esta abordagem é acessível, mas você estará fazendo uma troca de alcance potencial vs trazendo um fornecedor ou agência, com relações estabelecidas mídia. Em algum momento, você precisará morder a bala e contratar um parceiro ou empregado para gerenciar o processo para você.

Mesmo se você tem seus olhos postos sobre a contratação de um representante em tempo integral PR, eu ainda recomendo que você comece pela gestão de um parceiro experiente, pelo menos, alguns meses ou por meio de um projeto único. Não só este vai dar-lhe experiência extremamente valiosa em todo o processo, mas pode estender a eficácia da sua primeira campanha (s) de forma exponencial ... supondo que você selecionar o fornecedor certo.

Apresento-vos os sete passos para selecionar o fornecedor certo. Se você seguir esses passos à risca, suas chances de acertar irá aumentar significativamente.

1. Do escopo do projeto a - Eu não posso enfatizar o suficiente fortemente o quão importante é fazer um mergulho profundo no que você está tentando realizar, porque você precisa fazê-lo, e como pretende chegar lá, antes de começar a falar com qualquer potencial PR parceiros. Sabe o que quer desde o início, e sei o quanto de entrada estratégica que você está esperando pelo seu fornecedor de escolha. Na maioria das vezes, PR é necessária para chamar a atenção para um evento, um lançamento de produto, ou algum outro desenvolvimento significativo. Estes eventos devem ser promovidos com uma variedade completa de comercialização integrada e PR deve caber um papel específico dentro dessa variedade. Quando você estiver confortável com todo o plano, então você pode voltar sua atenção para os detalhes da peça PR.

2. Documentar os componentes necessários PR - Especificar as atividades e documentos que espera de seu fornecedor escolhido. Escrevendo de imprensa só? Distribuir versões para o fio? Media Outreach? Colocação artigo? Edição contribuiu conteúdo? Gerenciando syndication? Blog de divulgação? Como você pode dizer, há muitas coisas que podem fazer para passar a palavra para você. Ser muito claro quais são suas expectativas.

3. Soletrar requisitos de submissão - Depois de saber exatamente o que você precisa de seu parceiro-a-ser, traçar em detalhes. Eu recomendo formalizá-lo em um novo pedido de orçamento (PDO). Existem dezenas de formatos PDO você pode encontrar online ou através de colegas, e na minha experiência, roupas PR levá-la mais a sério quando feita dessa maneira. Os componentes típicos de um PDO incluem empresa e visão geral do produto, o escopo do projeto, resultados esperados, as diretrizes de submissão (como / onde a apresentar, até quando e em que formato), se as referências são esperados ou não, o que trabalhar amostras a apresentar, ea chave mídia que pode alavancar para seu benefício. Esteja absolutamente certo de que você precisa contatos bem estabelecidos nas publicações e serviços on-line onde você quer cobertura. De todos os requisitos, isto é o mais importante.

4. Identificar potenciais parceiros - Aqui é onde você pode perder muito tempo pesquisando, por isso é crucial que você começa com uma visão do tipo de parceiro que seria um ajuste para você. Eu recomendo evitar consultores individuais PR ou equipamentos, uma pessoa-outra. Assim como com qualquer parceiro de outsourcing, é melhor ter mais de um contato na empresa para cobrir férias ou tempo de doença. Às vezes, roupas indivíduo terá um plano de backup, talvez uma parceria com outro consultor PR, para cobrir estes incidentes. Quando você está apenas começando para fora, você também quer evitar agências muito grandes, onde leva US $ 5 mil / mês para realmente começar a ver valor agregado uma vez que você fator na sobrecarga de taxas de gerenciamento de clientes. Certifique-se de tirar proveito de sua rede de referências, porque um fornecedor recomendado é muito mais provável para trabalhar fora do que alguém que você acaso encontrar no livro de telefone ou online.

5. Envolver-se em diálogo - Depois de identificar os candidatos, envie o seu documento PDO. Eu sempre incluem uma sinopse sobre quando / como podemos ter um diálogo para esclarecer áreas de confusão, responder perguntas, e começar a construir alguma relação. Isso pode ser um pouco complicado, porque alguns fornecedores não vai aproveitar a oportunidade, outros precisarão de um só chamar, e outros ainda vão querer fazer ping-lo diariamente. Este processo é importante porque ajuda a ver como eles funcionam. Se eles são de alta manutenção, você pode esperar o mesmo comportamento uma vez que está no relógio. Se eles parecem aparecer e desaparecer de forma aleatória, você pode ter problemas entrando em contato quando precisar deles. Este é um teste em trabalhar juntos, então preste atenção.

6. Avaliar respostas - Se você fez um bom trabalho de especificação de requisitos de submissão e de tempo, você deve ter todas as suas respostas na mão dentro do prazo. Eu raramente deixar um slide fornecedor se apresentar atrasado, porque mais uma vez, é um indicador negativo de sua capacidade de cumprir prazos. Revise todos os documentos, olhando custo citado, cronograma proposto e completude de resposta. Tem uma matriz de decisão em mente onde você pode marcar-los de forma objectiva - talvez marcando-los em cada área importante em uma escala de 1-5, sendo 5 um ajuste perfeito e 1 sendo um desencontro. Inclua uma categoria para seu estilo de trabalho, como mencionado na etapa cinco.

7. Selecione parceiro - Esta parte do processo pode ser diferente para cada um de vocês. A chave aqui é simplificar rapidamente. Olhe para a pontuação da etapa seis e eliminar qualquer um cuja pontuação está muito abaixo todos os outros. Olhe o que você está recebendo e quando, e comparar com o custo proposto. Não seja tão míope como escolher apenas a opção mais barata, sem considerar que eles estão fazendo para o dinheiro e que sua rede pode dizer sobre eles. Obtê-lo para as duas ou três opções, e procurar mais recursos para ajudar a determinar se eles são bons no que fazem ou não. No final, decidir se a sua abordagem de pontuação é mais importante ou o seu "instinto", e ir com tudo o que você acha que vai ser melhor para seu negócio.

Selar o negócio: dar a notícia para todos os envolvidos
Em primeiro lugar, notificar a parte que você selecionou diretamente através do telefone, se possível. Você está envolvido em uma relação de trabalho, então o mínimo que você pode fazer é chamar para lhes dizer. Faça o mesmo com todos os perdedores no processo. Eles vão querer saber por que não fazer o corte, e você deve absolutamente compartilhar esse detalhe com eles. Afinal, se alguém quer conselhos sobre como melhorar seu negócio, por que você não quer ajudar? Karma se aplica no mundo dos negócios também.

Lá você tem ... sete passos para obter um parceiro PR nova identificado, selecionado, ea bordo. Isto pode parecer um pouco de exagero com a PDO, mas não é. Confie em mim, você quer evitar dores de cabeça, se possível, e esta é uma forma de obter através do processo mais eficiente.